Informativa sulla privacy

L’ ASSOCIAZIONE PER IL PROGRAMMA SCAMBIO GIOVANI DEL ROTARY INTERNATIONAL , di seguito indicata come MULTIDISTRETTO ITALIANO RYE raggruppa la maggior parte dei distretti rotariani italiani e offre ai ragazzi dai 14 ai 30 anni, scambi interculturali a lungo termine (annuali – LTEP), scambi interculturali a breve termine (estivi/invernali – STEP), campi estivi e invernali (CAMP) e programmi di scambio personalizzato e a breve termine per studenti universitari e giovani professionisti (NGSE).

A tal fine è necessario raccogliere, previo consenso, i dati dei partecipanti al programma di scambio, inclusi quelli dei familiari conviventi e delle altre famiglie aderenti al programma di ospitalità. Tali dati vengono trattati nel pieno rispetto della privacy in base al regolamento europeo 679/2016  (“GDPR”) e del d.lgs. 101/2018 relativi alla protezione dei dati personali,

Il TITOLARE del trattamento è l’ASSOCIAZIONE PER IL PROGRAMMA SCAMBIO GIOVANI DEL ROTARY INTERNATIONAL con sede legale in Galleria Protti 1, 34122 Trieste (Italia), codice fiscale 97609050584

I dati trattati comprendono, o possono comprendere:

  • Relativamente all’interessato, ai familiari conviventi e alle famiglie aderenti al programma di ospitalità: Cognome, Nome, Codice Fiscale ed altri numeri di identificazione personale, Indirizzo, Indirizzo E-Mail, Numero di telefono, IBAN, fotografie, copia fotostatica dei documenti di identità o passaporto, nazionalità, occupazione, sesso, autocertificazione di assenza di condanne penali, comunicazioni scambiate con il MD o indirizzate al MD tramite lettere, e-mail, servizio di chat e social media
  • Relativamente all’interessato: oltre ai dati sopra indicati, stato di salute, patologie pregresse, terapie in corso, allergie, certificato vaccinale, stili di vita (alcool, fumo, diete speciali, etc), rendimento scolastico, foto e video realizzate durante il programma di scambio che potranno essere pubblicate sui siti internet dell’associazione o di altri soggetti rotariani (distretti, club, etc) e sui relativi social.

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I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato o presso terzi, ovvero nel caso di riprese foto e video effettuate da soggetti terzi durante gli eventi associati al programma di scambio.

Il trattamento dei dati degli Interessati è effettuato dal Titolare nello svolgimento delle sue attività per finalità connesse quali:

  1. Organizzazione degli scambi interculturali all’interno del programma “Scambio Giovani” del Rotary International
  2. Adempimento di obblighi fiscali e contabili
  3. Finalità riconducibili all’interesse legittimo del Titolare, quali ad esempio la tutela giuridica
  4. Promozione e sviluppo dei Programmi per le Nuove Generazioni del Rotary International

I criteri di liceità per il quale si rende possibile il trattamento sono:

  • Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso Il cui fondamento trova riscontro in una base giuridica dello Stato membro o l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per la specifica finalità (1)
  • Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (2)
  • Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi (3)
  • L’interessato deve esprimere il consenso al trattamento dei propri dati personali per la specifica finalità (4)

Il conferimento è obbligatorio per i soli dati il cui trattamento è imposto da un obbligo di legge. Tuttavia, il conferimento dei dati degli Interessati potrà essere necessario (ad esempio relativamente all’utilizzo di foto e video) e, in mancanza, non sarà possibile effettuare le prestazioni richieste e adempiere agli obblighi e impegni derivanti da tale prestazione, ovvero potrà impedire in tutto o in parte lo svolgimento del Programma.

I Dati saranno trattati dall’associazione con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza dell’Interessato tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.

  • I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate.
  • I dati personali funzionali all’assolvimento degli obblighi civili e fiscali saranno conservati in ottemperanza a detti obblighi (ad esempio obbligo civilistico di conservare i documenti contabili e fiscali per almeno 10 anni).
  • Nel caso in cui i dati personali vengano raccolti per finalità riconducibili all’interesse legittimo del Titolare saranno trattenuti sino al soddisfacimento di tale interesse (ad esempio in caso di tutela giuridica).

L’interessato può ottenere ulteriori informazioni in merito all’interesse legittimo perseguito dal Titolare nelle relative sezioni di questo documento o contattando il Titolare.

I Dati saranno trattati, nei limiti di quanto necessario, dal personale autorizzato, adeguatamente istruito e formato, del Titolare nonché dal personale dei soggetti terzi che prestano servizi al Titolare ed effettuano trattamenti di Dati per conto e su istruzione di quest’ultimo quali responsabili del trattamento. In caso di comunicazione a terzi i destinatari potranno essere altri soggetti rotariani, famiglie e scuole coinvolte nel progetto.

Più in generale, nello svolgimento delle proprie attività i dati potranno essere comunicati a soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal Titolare, consulenti e liberi professionisti nel contesto di servizi di assistenza fiscale e/o giudiziale, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali soggetti terzi, ad esempio qualora questi debbano collaborare con tali soggetti ai fini della prestazione dei servizi (organizzazione di eventi, tour e visite organizzate, seminari, etc.).

Trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali: Il Rotary si impegna a trasferire i dati verso i soli paesi terzi che garantiscono un livello di protezione adeguato (art. 45 – Trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza – Regolamento UE 2016/679) o in mancanza di tale requisito a soggetti che forniscono essi stessi garanzie adeguate (art. 46 – Trasferimento soggetto a garanzie adeguate – Regolamento UE 2016/679). Ovvero richiediamo sempre che i nostri partner (altri distretti o club rotariani, famiglie ospitanti, scuole) elaborino i dati in modo sicuro e in conformità con la normativa italiana e europea in materia di protezione dei dati.

Il trattamento dei dati non prevede alcuna attività di profilazione o di elaborazione automatica.

L’Interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-21), ivi inclusi:

  • ricevere conferma dell’esistenza dei Dati e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
  • aggiornare, modificare e/o correggere i Dati (diritto di rettifica);
  • chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei Dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i Dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
  • opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
  • proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it) in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
  • ricevere copia in formato elettronico dei Dati che lo riguardano come Interessato, quando tali Dati siano stati resi nel contesto del contratto e chiedere che tali Dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

Per esercitare tali diritti l’Interessato può contattare il Titolare del trattamento inviando una comunicazione scritta a: ASSOCIAZIONE PER IL PROGRAMMA SCAMBIO GIOVANI DEL ROTARY INTERNATIONAL , Galleria Protti 1, 34122 (Italia) o tramite PEC all’indirizzo rye.italymd@pec.it .   Nel contattarci, l’Interessato dovrà accertarsi di includere il proprio nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la sua richiesta possa essere gestita correttamente.

Contatti

In attuazione dell’art. 37 del Regolamento Europeo n. 679/2016, L’ASSOCIAZIONE PER IL PROGRAMMA SCAMBIO GIOVANI DEL ROTARY INTERNATIONAL ha designato quale RPD – Responsabile della Protezione dei Dati (DPO – Data Protection Officer) il dott. Delrio Piergiorgio.

Il RPD è reperibile telefonicamente al numero 320 019 1620 o all’indirizzo info@delrioinformatica.com.

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