Informativa sulla privacy

Introduzione

L’Associazione per il Programma Scambio Giovani Rotary International (nel seguito MD) si impegna a tutelare la privacy degli utenti e si dichiara responsabile della sicurezza dei dati degli utenti. Saremo chiari e trasparenti sulle informazioni che raccogliamo e su come le utilizziamo.

Tutti i dati personali sono raccolti e trattati nel rispetto delle leggi italiane e dell’UE sulla tutela dei dati.

Titolare del trattamento

Il MD è il “titolare del trattamento” di tutte le informazioni personali raccolte ai sensi del Regolamento UE 679/2016.

 Quali dati personali raccogliamo

Anzitutto precisiamo che i dati sono raccolti esclusivamente quando l’utente richiede di partecipare ad uno dei programmi di scambio giovani. Per dati personali si intendono tutte le informazioni relative all’utente inserite nell’Application Form. Nello specifico, raccogliamo le seguenti categorie di informazioni:

  1. Studente
    1. Dati anagrafici: nome, indirizzo di residenza, indirizzo e-mail, numero di telefono, nazionalità, data di nascita, sesso;
    2. numero di passaporto o dettagli della carta d’identità;
    3. preferenze alimentari, preferenze religiose, fotografie dello studente;
    4. fotocopia del documento d’identità e/o del passaporto;
    5. informazioni mediche e ortodontiche sullo stato di salute (compresa la certificazione vaccinale);
    6. informazioni sulla scuola frequentata e sul rendimento scolastico (comprese copie delle pagelle scolastiche);
    7. comunicazioni scambiate con il MD o indirizzate al MD tramite lettere, e-mail, servizio di chat e social media.
  2. Genitori dello studente e famiglie che intendono ospitare gli studenti stranieri in scambio
    1. dati anagrafici: nomi, indirizzo di residenza, indirizzo e-mail, numero di telefono, nazionalità, data di nascita, occupazione;
    2. dichiarazione sostitutiva della certificazione di assenza di condanne penali da parte dei genitori;
    3. fotocopia del documento d’identità del capo famiglia;
    4. comunicazioni scambiate con il MD o indirizzate al MD tramite lettere, e-mail, servizio di chat e social media.
  3. Fratelli
    1. Dati anagrafici: nomi, età, genere, occupazione (studente, lavoratore).

Per cosa usiamo i dati personali, perché e per quanto tempo

I dati dell’utente possono essere utilizzati per i seguenti scopi:

  1. organizzare lo scambio: utilizziamo le informazioni fornite dall’utente per espletare i servizi richiesti in relazione allo scambio;
  2. contattare l’utente in caso di modifica del programma di scambio: utilizziamo i dati dell’utente per gestire il nostro rapporto;
  3. sicurezza, salute, scopi amministrativi;
  4. comunicazione dei dati degli utenti alle autorità governative o a organismi preposti in conformità ai requisiti di legge, se e quando necessario e/o richiesto.

Nessuna delle nostre comunicazioni ha finalità di marketing. Dovremo trattare i dati personali dell’utente per poter elaborare la richiesta di scambio. Potremmo anche trattare i dati personali dell’utente per uno o più dei seguenti motivi:

  • rispettare un obbligo di legge;
  • tutelare la salute dell’utente o di un’altra persona (ad esempio, in caso di emergenza medica).

Solo le persone di età pari o superiore a 16 anni possono fornire il proprio consenso. Per i ragazzi al di sotto di questa età, è richiesto il consenso dei genitori o dei tutori legali.

Non conserveremo i dati per un periodo di tempo superiore a quello necessario per soddisfare lo scopo per cui sono stati trattati (un anno scolastico).

Dobbiamo, inoltre, prendere in considerazione i periodi per i quali potremmo aver bisogno di conservare i dati personali al fine di adempiere ai nostri obblighi di legge o di esaminare reclami, richieste e difendere i nostri diritti legali in caso di richiesta di risarcimento.

Nel momento in cui non avremo più bisogno dei dati personali dell’utente, li elimineremo o li distruggeremo in modo sicuro. Valuteremo, inoltre, se e come possiamo ridurre nel tempo i dati personali che utilizziamo e se possiamo rendere anonimi i dati personali dell’utente in modo che non possano più essere associati all’utente o identificarlo, nel qual caso possiamo utilizzare tali informazioni senza preavviso. 

Sicurezza dei dati personali

Seguiamo rigorose procedure di sicurezza nella conservazione e nella divulgazione dei dati personali, per proteggerli contro la perdita accidentale, la distruzione o il danneggiamento. I dati che ci forniscono gli utenti sono protetti con la tecnologia SSL (Secure Socket Layer). SSL è il metodo standard di cifratura dei dati personali e dei numeri delle carte di credito che consente il loro trasferimento in modo sicuro su Internet.

 Trasferimento internazionale di dati

Il programma di Scambio Giovani Rotary International è attivo in più giurisdizioni, la maggiore parte delle quali non si trova nello Spazio Economico Europeo (SEE) come Stati Uniti, Brasile, Taiwan, ecc. Anche se i paesi al di fuori dello SEE non sempre hanno leggi severe sulla tutela dei dati, richiediamo che i nostri partner elaborino i dati in modo sicuro e in conformità con la legislazione italiana e dell’UE in materia di protezione dei dati. 

I dati personali dell’utente possono essere condivisi con altri Distretti e Club Rotary all’estero e con le famiglie che ospiteranno lo studente durante il periodo all’estero. Possiamo divulgare le informazioni dell’utente a terzi di fiducia (Distretti, Club Rotary e famiglie ospitanti) per gli scopi indicati nella presente Informativa sulla privacy. 

Scarica l’informativa in formato PDF

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